Bevor ein Unternehmen sich dafür entscheidet, mit einem externen Dienstleister zusammen zu arbeiten, sollte die Frage geklärt sein, warum die vakante/n Stelle/n von einem Personaldienstleister besetzt werden soll, bzw. was die Gründe für die Zusammenarbeit sind.

Folgende Szenarien sind denkbar:

• Die aktuelle Unternehmenssituation zeigt eine sehr geringe Fluktuation und es gibt nur wenige vakante Stellen. In Folge dessen ist die HR-Abteilung klein und hat keine Erfahrung im Rekrutieren.

• Es sind sehr viele offene Stellen im Unternehmen zu besetzen und die HR-Abteilung benötigt aufgrund fehlender Kapazitäten Unterstützung.

• Im Unternehmen sind Spezialisten Positionen zu besetzen, für die eine gezielte Ansprache auf Augenhöhe notwendig ist. Hierfür fehlt dem Recruiting Team im Unternehmen die notwendige Kompetenz.

• Es müssen schnell kurzfristige Ausfälle besetzt oder überbrückt werden. Hierfür wären die Modelle Interim Management und/oder Arbeitnehmerüberlassung möglich.

Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern:

Was spricht für die Zusammenarbeit?

• Fachwissen. Personaldienstleister sind im Gegensatz zu internen HR-Abteilungen auf das Recruiting konkreter Positionen, Bereiche oder Branchen spezialisiert und bringen jede Menge Erfahrung mit.
• Kompetenz. Eine interne Personalabteilung hat anders als der externe Dienstleister ein breit gefächertes Aufgabengebiet. Natürlich ist die Kompetenz was das Recruiting betrifft beim Personaldienstleister höher. Schließlich wird dort tagein tagaus rekrutiert.
• Möglichkeiten. Ein Personaldienstleister hat einen bunten Strauß an Tools, auf die er bei der Personalsuche zurückgreift. Hiervon profitiert dann natürlich auch das Unternehmen.
• Netzwerk. Es steht ein großes Netzwerk und ein Talentpool zur Verfügung, aus denen sich die Recruiter:innen eines Personaldienstleisters bedienen können um vakante Stellen langfristig mit der richtigen Person zu besetzen.  
• Ressourcen schonen. Eine externe Auslagerung der Personalsuche schont die internen Ressourcen.
• Reichweite. Ein Personaldienstleister kann durch sein Netzwerk und den in der Vergangenheit aufgebauten Talent Pool eine sehr große Reichweite generieren.
• Auswahl. Durch die oben schon genannten Möglichkeiten eines Personaldienstleisters, ist die Auswahl an geeigneten und qualifizierten Bewerbern deutlich höher, als die Anzahl an Bewerbungen, die durch eine Stellenanzeige generiert werden.

Gibt es auch Nachteile bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern?

• Zeit. Auch hier, wie so oft im Business, ein essentieller Faktor. Die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister ist zu Beginn eher aufwendig. Ein Briefing mit der Fachabteilung und HR soll dem Dienstleister Verständnis für das Unternehmen und die vakante/n Stelle/n geben.  
• Kosten.  Die externen Kosten liegen in der Regel im fünfstelligen Bereich. Ab einem gewissen Zeitpunkt ist ein Unternehmen voll im Kostenrisiko (*dazu folgt bald ein gesonderter Beitrag).
• Reputation. Ein Unternehmen muss sich voll und ganz auf den Personaldienstleister verlassen. Der Dienstleister kommuniziert im Namen des Unternehmens nach außen und kann Einfluss auf den Ruf und das Ansehen des Unternehmens nehmen.

Entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Jede Partei nimmt sich zu Beginn der Zusammenarbeit Zeit für ein fundiertes Kennenlernen. Hierzu zählen der Fachbereich, die HR-Abteilung und der Dienstleister. Bei TOPF&DECKEL sind das immer ein HR-Consultant und ein:e Recruiter:in.

Ziel des ersten Austausches ist es, dass der externe Personaldienstleister die Unternehmenssituation und die Herausforderung der vakanten Position versteht.

Durch eine langfristige Zusammenarbeit amortisiert sich der anfängliche Prozess, da der Personaldienstleister die Unternehmenskultur immer besser versteht. Natürlich muss immer die fachliche Qualifikation gegeben sein, aber nur wenn auch der Cultural Fit passt, kann eine Zusammenarbeit langfristig werden.

Bei TOPF&DECKEList das der gesetzte Ablauf. Um ein konkretes Verständnis für die Position, die Herausforderung und die Team-Konstellation zu bekommen, sollte das deshalb Standard bei allen Dienstleistern sein. Nur eine 1:1 Information kann eine gezielte Suche gewährleisten. Gibt der HR-Consultant Infos an das Recruiting Team weiter, deckt nur einen Bruchteil davon ab, wie wenn der/die Recruiter:in am Gespräch teilnimmt und selbst einen Eindruck gewinnen kann.