Dienstleistungen kosten Geld. Soweit die Binsenweisheit, die für jedes Unternehmen stimmt. Sei es die notwendige Software-Entwicklung, sei es die kontinuierliche Rechtsberatung, sei es die aktuelle Audit-Zertifizierung.

In Zeiten des Fach- und Arbeitskräftemangel rückt die Dienstleistung „Personalsuche“ für viele Unternehmen in den Vordergrund, denn die:den richtige:n Mitarbeiter:in zu finden wird immer schwieriger, zeitaufwändiger und kostenintensiver.

Nach wie vor wird diese Dienstleistung allerdings kritisch beäugt und häufig mit „Das können wir doch auch selbst!“ abgetan. Woran liegt das? Wir nehmen Sie mit auf einen kleinen Ausflug in die Kostenrisiken der Personaldienstleistung und warum es trotzdem Sinn macht, sie in Anspruch zu nehmen.

Kostenrisiko 1: Ab dem ersten Arbeitstag sind Sie 100 % im Risiko.

Ab dem ersten Arbeitstag der:des neuen Mitarbeiter:in ist jedes Unternehmen, das mit einem Personaldienstleister zusammen arbeitet, zu 100 % im Kostenrisiko. Ganz gleich, nach welchem Kostenmodell vergütet wird – als Kunde tragen Sie allein das Risiko. Denn ihr:e neue:r Mitarbeiter:in muss nun erst den Onboarding-Prozess durchlaufen, dann die Prozesse Ihres Unternehmens kennen lernen und sich Schritt für Schritt in das neue Arbeitsgebiet und -umfeld einarbeiten. Während der Probezeit können Sie nicht zu 100 % sicher sein, ob beide Seiten mit der Wahl zufrieden sind. Das heißt für Sie: Obwohl die Kosten für die Personaldienstleistung schon zu 100 % geleistet sind, entstehen noch weitere Kosten, die sich erst amortisieren, wenn Ihr:e Mitarbeiter:in effektiv arbeiten kann und langfristig im Unternehmen bleibt. Das gilt für jede Personaldienstleistung und ist unabhängig vom Kostenmodell.

Kostenrisiko 2: Sie zahlen eine vierstellige Summe ohne Gegenleistung.

Haben Sie mit Ihrem Personaldienstleister eine Drittelregelung vereinbart, leisten Sie als Kunde vorab einen 4-stelligen Betrag – bevor Ihr Dienstleister anfängt zu suchen. Das ist durchaus branchenüblich, manchmal gibt es Ausnahmen. Für Sie als Kunde heißt das aber in der Regel: Sie gehen mit einer nicht unerheblichen Zahlung in Vorleistung. Eine konkrete Leistung in Händen haben Sie zu diesem Zeitpunkt nicht. Ein Kostenrisiko, das gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen gar nicht oder nur mit Schwierigkeiten tragbar ist und häufig zu der Meinung führt: „Das können wir uns nicht leisten.“

Kostenrisiko 3: Das größte finanzielle Risiko ist die vorzeitige Vertragsbeendigung.

Unbefriedigend und unangenehm, aber es passiert: Findet der beauftragte Dienstleister keine geeigneten Kandidat:innen, endet die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Personaldienstleister vor Vertragsende. Das größte finanzielle Risiko der Personalsuche – aber warum? Zum einen wurde Leistung erbracht und damit sind Kosten entstanden, die nicht rückerstattet werden. Zum anderen liegen die Vakanzkosten bei einer durchschnittlichen Time-to-hire von 121 Tagen momentan bei bis zu 38.000 EUR (Quelle: Stepstones, Vakanzkosten – ein unbesetzter Arbeitsplatz kostet Unternehmen bis zu 38.000 Euro – Stepstone – Mit einem Klick zum Traumkandidaten). Welche Kosten entstehen daraus, wenn die nichtbesetzte Stelle von anderen Mitarbeiter:innen mit betreut werden muss? Wieviel Fluktuation entsteht, wenn eine Stelle nicht besetzt wird bzw. der Besetzungsprozess erheblich länger dauert als gedacht? Und: Wieviel muss zusätzlich investiert werden, wenn der Personaldienstleister erneut auf die Suche gehen muss?

Kostenrisiko 4: Das Gehalt wird als Kosten-Stellschraube missbraucht.

Grundsätzlich gilt für jeden Personaldienstleister die Provisionsregelung. In der Regel liegt die Provision bei etwa 25 % des Gehalts der:des Mitarbeiter:in, der:die gesucht wird. Ein einfaches Rechenbeispiel: Die:der Wunschkandidat:in möchte ein Jahresbruttogehalt von 80.000 EUR. Bei einer Provision von 25 % liegt die Marge des Personaldienstleisters bei 20.000 EUR. Gelingt es dem Vermittler, den Gehaltswunsch der:des Kandidat:in auf 85.000 EUR zu erhöhen, liegt die Provision bereits bei 21.250 EUR. Eine versteckte KostenStellschraube, die für den Auftraggeber ein nicht klar kalkulierbares Risiko beinhaltet.

Kostenrisiko 5: Sie zahlen langfristig erhöhte Lohnnebenkosten.

Das fünfte Kostenrisiko in der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister ergibt sich direkt aus Kostenrisiko 4. Wurde der Gehaltswunsch durch den Dienstleister in die Höhe geschraubt, erhöhen sich in der Konsequenz automatisch Ihre Lohnnebenkosten. Denn: Sie zahlen ihrer:m neuen Mitarbeiter:in nicht nur ein höheres Gehalt als ursprünglich vorgesehen, auch die Lohnnebenkosten steigen prozentual. Im schlechtesten Falle über Jahre, denn Sie wollen die:den neue:n Mitarbeiter:in ja möglichst langfristig beschäftigen, damit sich die aus der Suche entstandenen Kosten amortisieren. 5 Kostenrisiken, die nahe legen könnten:

Arbeiten Sie lieber nicht mit einem Personaldienstleister zusammen. 

Wir sagen: Ganz im Gegenteil!

• Personaldienstleister sind wie jeder andere Dienstleister Profis auf ihrem Gebiet. Sie können Positionen besetzen, für die vielen Unternehmen Zeit und Expertise fehlen. Die unternehmenseigene HR kann sich ihren Aufgaben widmen.
• Mit der Hilfe von Personaldienstleistern sind Unternehmen in der Lage, flexibel auf wirtschaftliche Änderungen, Auftragsspitzen und Personalmangel zu reagieren. Das unternehmensinterne Recruiting wird entlastet und bekommt Unterstützung bei Positionen, die erhöhten Aufwand erfordern und zu viel unternehmensinterne Ressourcen binden würden.
• Personaldienstleister sind in der Regel schneller, effizienter und nachhaltiger beim Suchen und Finden. Schnelles und nachhaltiges Matching spart nicht nur Kosten, sondern stabilisiert Unternehmen und Organisationen.

Die gute Nachricht in Sachen Kostenrisiken: Es gibt Personaldienstleister, die die Kostenrisiken mit ihren Kunden teilen. Dazu gehört TOPF&DECKEL Personalberatung GmbH. Denn wir arbeiten mit einem in der Branche einzigartigen Honorarmodell, mit dem wir das Kostenrisiko Personalsuche mit unseren Kunden teilen.

Klingt interessant? 
Karl Hacker, Gründer und Geschäftsführer von TOPF&DECKEL, steht Ihnen gerne Rede und Antwort:

+49 160 99267115 
k.hacker@topfunddeckel.de

Noch nicht ganz überzeugt? Im nächsten Artikel erklären wir unser Honorarmodell und wie wir es schaffen, Ihr Kostenrisiko in der Personalsuche zu teilen. Stay tuned!

Einfach mal reinhören: Gemeinsam mit unserem Partner GRANTURBO bringen wir alle drei Wochen eine neue Folge des STAFF UP PO[T]CAST on air mit interessanten Gesprächspartnern und Themen aus HR, Recruiting, Best Practices und Learnings von Gründern und Geschäftsführern.

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